Requerimientos Iniciales

Historia del Usuario:

Desde el área de Desarrollo Empresarial de la Cámara de Comercio hemos considerado que necesitamos una plataforma en la que se pueda agrupar la cantidad de información recolectada y necesaria para el funcionamiento del área,

Por el momento manejamos diversas hojas de cálculos, según el empleado encargado del programa, por lo que les comparto los siguientes archivos:

Construcción de Información, es una plantilla con la que se estaba intentando organizar la información. Construcción de Información

Programas, es el archivo utilizado por el área de Comunicaciones con el que se trata de hacer seguimiento de los programas o actividades, solicitudes de piezas con la información, presupuesto y más Programas

Macro reporte de información, Este el archivo en el que uno de los compañeros de Desarrollo empresarial consolida la información según su necesidad. Programas

Las imágenes adjuntas son lo que la jefe ve de Power BI (del área de Registro) y es lo que también quisiéramos incluir en este programa, una vista del resumen de la información de Desarrollo empresarial, con gráficos según la necesidad.

Además de incluir envíos a WhatsApp con imágenes, dado que los mensajes de texto y enlace no son revisados por nuestros empresarios comúnmente, dado el temor a las estafas o fraudes de las que son víctimas.

Incluir un calendario en el que se ven las actividades pendientes, para que sea más gráfico y fácil de revisar.

Es importante que esta plataforma nos permita sacar informes, les adjunto la url https://ccmmna.org.co/planeacion-presupuesto-e-informes/ numeral 4.9 donde pueden encontrar algunos de los más importantes, eso si dejando la puerta abierta a mejorarlos con gráficos y más.

Les agradezco mucho realizar la revisión de esta información lo antes posible y poder generar una reunión para solucionar sus dudas y también los requerimientos adicionales de los compañeros del área y poder realizar una cotización final.

Primera Reunión para resolución de Dudas 18/09/2023:

Proposito

Identificar las necesidades del grupo de trabajo para generar diagnóstico y cotización del Proyecto.

Preguntas:

  • ¿Cúales son los motivos (Tareas, Actividades, Procesos) por los cuales actualmente necesitan una plataforma?.

  • ¿Cúantas personas hacen parte del equipo de trabajo y sus roles)?.

  • ¿Cúal es la necesidad principal que dicha plataforma debe resolver?.

  • ¿Cómo es el flujo actual de los procesos o labores que la plataforma debe resolver.?

  • ¿A través del manejo de las hojas de calculo han logrado en cierta medida resolver las necesidades?, de no estar funcionando como se espera ¿Cúal es la dificultad que se ha tenido?.

  • ¿Qué tipos de informes se esperan que arroje la plataforma.?

  • ¿Cúale son los informes que deben aparecer en un primero momento tomando como referencia https://ccmmna.org.co/planeacion-presupuesto-e-informes/?

Síntesis:

Se requiere una plataforma que permita la administracion de programas etapas y actividades para realizar trazabilidad en momento real. en la cúal se pueda:

  • Administrar programas.

  • Administrar Las actividades de programas por parte del area de comunicaciones.

  • Realizar comunicaciones a travez de whatapp para el envío de mensajes publicitarios.

  • Realizar asignación de Responsables de actividades

  • Manejo de Roles:

    • Director de desarrollo empresarial. -> Creación de programas y actividades

    • Asesores -> Ejecución del Programas

    • Consulta -> Consultación de reportes

    • Otros

  • Reportes de información por: - Indicadores fijos. - Indicadores de Gestión. - Indicadores de Resultado.

Es necesario que se pueda Realizar Trazabilidad en tiempo real de asistentes he inscripciones a capacitaciones del CMMNA.

  • Gestión de CRM.

  • Recolección de información de personas que se inscriben. (Generación de Encuestas)

  • Recolección de información de resultados obtenenidos en los eventos o acciones. * Se realiza una encuesta al usuario que asistio al programa.

  • Permitir la trazabilidad a tráves variables he indicadores de Resultado.

    • Las acciones están medidas por tiempos.

Es necesario que se puedan generar reportes de la información.

  • Grafícos, Listados de asistencias. Ej: Karen Trujillo asistió a # capacitaciones.

Se añade METODOLOGIA PROGRAMAS FINAL